Onboarding digital: buenas prácticas y estrategias

El onboarding digital es fundamental para que los nuevos colaboradores de una compañía se sientan valorados e integrados desde el primer día. Encuentra en este artículo las claves para realizar una bienvenida virtual exitosa.

Dicen que la primera impresión es muy importante y, en el mundo empresarial, esta máxima rige también. Cuando un nuevo colaborador se une a una empresa de manera remota, los primeros días son cruciales para establecer una base sólida de confianza, compromiso y motivación. 

Aquí es donde entra en juego el onboarding digital, el camino que permite a las organizaciones causar una excelente primera impresión y asegura que los nuevos integrantes del equipo se sientan bienvenidos y preparados desde el primer momento.

Se trata del proceso de integración de nuevos talentos a través de medios digitales y herramientas tecnológicas. Esta fase incluye desde la familiarización con la cultura de la empresa y la formación en sistemas específicos hasta el vínculo con otros colaboradores.

El objetivo principal del onboarding digital es asegurar que los nuevos integrantes conozcan a su equipo y comprendan tanto las responsabilidades como sus tareas del día a día. El desafío para las empresas es, entonces, alcanzar esa meta a través de la virtualidad.

Estrategias para un onboarding digital exitoso

La bienvenida virtual busca influir en la integración y la retención de los colaboradores y su principal desafío es transmitir  los valores de la empresa mediante plataformas digitales. Para lograrlo existen una serie de estrategias que puedes aplicar.

• Uso de plataformas interactivas: La oferta de medios digitales se expandió en los últimos años, sobre todo después de la pandemia por coronavirus. Para fomentar la comunicación continua se recomienda utilizar distintos recursos que apunten al diálogo entre los integrantes del equipo..

Herramientas como Microsoft Teams, Zoom y Slack son solo algunas de las plataformas en línea que permiten una conversación fluida entre los colaboradores de diferentes sectores. Utilizar distintos medios para la comunicación tiene varias ventajas: además de evitar la sensación de aislamiento que puede generar el trabajo remoto, se facilitan widgets como reuniones virtuales, talleres en línea y espacios de distensión.

En el proceso de onboarding digital en el que se le da la bienvenida a un nuevo colaborador se recomienda no abrumarlo con tantas plataformas durante el primer día. Por otro lado, sí se sugiere realizar una videoconferencia para que se familiarice con el recurso y conozca a sus compañeros. 

• Evento de bienvenida: En línea con el punto anterior, para que el colaboradorse sienta integrado y conozca a su equipo, se recomienda realizar un evento de bienvenida virtual. A través de una videoconferencia, se le recibe e introduce a sus compañeros.

¿Un consejo clave? Incorporar herramientas dinámicas para que la reunión virtual no resulte engorrosa. Mediante preguntas, rondas de presentación e incluso diapositivas que resuman tanto los valores de la empresa como su tarea a desarrollar, el onboarding digital apuntará a la integración en línea. 

• Comunidad virtual: Uno de los desafíos principales para las empresas que cuentan con trabajo remoto es generar vínculos de comunicación y confianza entre sus equipos. Esto se logra integrando diferentes plataformas, como se vio en el primer punto, que tengan distintos objetivos de uso.

La creación de una comunidad virtual se logra por medio de grupos de interés, eventos sociales en línea, cafés virtuales y foros de discusión. Algunas plataformas permiten crear distintos grupos en los que los colaboradores pueden unirse según su gusto. Por ejemplo, muchas empresas han sumado foros de mascotas en donde los integrantes envían a diario fotografías de sus animales domésticos. Esto fomenta vínculos dentro del equipo y afianza los lazos más allá de la relación profesional.

En cuanto al onboarding digital, los líderes del área y compañeros del nuevo integrante deberán ponerlo al corriente de estos foros, para que se sienta integrado y se una a los distintos grupos de acuerdo a sus intereses.

• Seguimiento: El feedback y la retroalimentación son elementos clave para asegurar que el onboarding digital cumpla sus objetivos. Establecer un sistema de supervisión diario permite monitorearno solo en el cumplimiento de lastareas, sino también la integración personal con los demás equipos..

Si bien el trabajo remoto tiene infinitas ventajas, uno de sus desafíos radica en la soledad que se puede  experimentar. Por eso, al ingresar a una nueva compañía, el seguimiento se volvió crucial para conocer sus inquietudes y sensaciones en este nuevo camino. 

A través de encuestas de satisfacción y sesiones de feedback, la empresa conocerá cómo se lleva a cabo el proceso de integración y podrá ajustar y mejorar el onboarding en función de las respuestas obtenidas.

Prácticas en el onboarding digital

Sumado a las estrategias previamente mencionadas, el onboarding digital considera también una serie de prácticas que se deben tener en cuenta para lograr un proceso de integración exitoso. 

El primer punto es la preparación previa, es decir, asegurar que todo el material digital necesario esté disponible para el colaborador  en su primer día. Esto abarca documentos ligados a sus tareas a desarrollar, así como los usuarios y las contraseñas de cada plataforma a la que deba sumarse. Si se envía con anticipación se ahorrará tiempo en su primer día y podrá comenzar el proceso de onboarding de la manera más sencilla posible.

El segundo punto es la comunicación clara. Establecer canales de comunicación efectivos y transparentes permite mejorar el diálogo y la fluidez de las conversaciones. El nuevo integrante debe tener fácil acceso a los correos electrónicos y números de teléfono de su líder para poder resolver dudas que puedan surgir en el transcurso de su día laboral.

En línea con esto, muchas compañías asignan al nuevo trabajador un mentor. Esta persona es quien se encargará de hacer un tour, en este caso virtual, por todas las áreas de la empresa. A través de videoconferencias y mensajes de texto, el padrino o madrina no solo se encargará de dar la bienvenida a esta persona, sino que también le facilitará una vía de comunicación para que despeje sus inquietudes.

Por último, brindar capacitaciones específicas al colaborador fomentará la integración con otros participantes mediante tareas dinámicas e impulsará tanto su formación profesional como la retención del talento. 

En tiempos en los que la virtualidad atraviesa a los seres humanos tanto personal como profesionalmente, el onboarding digital adquiere otra relevancia para las empresas. Mediante estrategias que facilitan la adaptación de los empleados  con la socialización, interacción y el aprendizaje como puntos centrales, las organizaciones buscan que sus colaboradores se sientan valorados desde el primer día. 

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