Tiempo de capacitación: cómo integrar una formación sin detener la productividad

Las capacitaciones son claves para potenciar el desarrollo de los colaboradores. Pero, ¿cómo pueden gestionarse para no interrumpir el flujo de trabajo? A continuación algunas claves para lograrlo.

Las capacitaciones se han vuelto necesarias para potenciar el crecimiento de los colaboradores dentro de una compañía. A través de distintas formas de aprendizaje, podrán incorporar herramientas profesionales para desarrollarse -día a día- de la mejor manera posible en sus puestos de trabajo. 

Los modelos de formación suponen un desafío para las organizaciones, que deben administrar el tiempo de las capacitaciones de forma tal que no interrumpa el flujo diario de trabajo. Autores como Jane Hart, Fundadora del Centre for Learning & Performance Technologies (C4LPT), abordaron este tópico y brindan algunas claves para disponer mejor del tiempo.

Para Hart, el aprendizaje en el lugar de trabajo debe ser un proceso continuo integrado a la labor diaria: la autora pone foco en el material asincrónico que permite a los colaboradores gestionar su tiempo de la mejor manera posible y fomenta el uso de herramientas tecnológicas para apoyar el desarrollo profesional. 

Según ella, el conocimiento y las habilidades se potencian cuando están integradas al trabajo y se genera un intercambio con otros colegas. Otros estudiosos del tema, como Donald Kirkpatrick, se centran fundamentalmente en la evaluación de la capacitación para determinar su nivel de efectividad.

En relación con las capacitaciones en las organizaciones, ¿cuál debería ser la duración ideal de un curso para no interrumpir la productividad? 

Claves para una capacitación efectiva

La duración de una capacitación dependerá de su objetivo. El modelo a seguir debe definirse con base en el número de empleados, el tiempo del que disponen y la extensión del contenido. En ese sentido, existen varias claves para lograr un aprendizaje eficaz con resultados positivos.

1. Aprendizaje en el flujo de trabajo: como planteaba Jane Hart, una posibilidad es implementar la capacitación directamente en las tareas diarias. Esto permite a los empleados aprender mientras trabajan y reduce la necesidad de derivar tiempo de sus tareas para el curso.

2. Microaprendizaje: divide la capacitación en módulos de no más de 15 minutos por día, que los empleados gestionan y completan entre tareas. Al igual que el punto anterior, ahorra tiempo y da la libertad a los colaboradores de aprender a su propio ritmo.

3. Capacitación Just-in-Time: este tipo de formación brinda el recurso justo cuando el empleado lo necesita. En lugar de anticiparse, se aprende y se pone en práctica el contenido en tiempo real.

4. Flexibilidad: realizar capacitaciones virtuales en la era digital permite a los colaboradores conectarse desde sus propias casas. Sea en horario laboral o después de hora, este tipo de formación da mayor libertad y evita la interrupción de la productividad. Los cursos virtuales y asincrónicos son una manera de gestionar el tiempo adaptándose al flujo de tareas de cada trabajador.

Evaluación de la productividad

Uno de los aspectos más difíciles al gestionar una capacitación es determinar la eficacia del curso. Para esto, Donald Kirkpatrick desarrolló un modelo de cuatro pasos que se centra, precisamente, en la evaluación. Mide el impacto y posibilita la toma de decisiones a futuro sobre qué aspectos mejorar en la formación.

Los cuatro niveles de la técnica de Kirkpatrick tienen como objetivo evaluar desde la satisfacción inicial hasta el impacto final en los resultados de la organización. Cada nivel se sostiene en el anterior y ofrece una visión completa de qué tan eficaz resultó la capacitación.

El primer nivel, la reacción, busca medir la percepción general de los participantes. Esto se realiza mediante encuestas que evalúan la calidad del contenido, el tiempo que se le dedicó al curso, la presentación y el grado de aplicabilidad en la labor diaria. Este primer punto busca determinar si los colaboradores consideran que la capacitación fue relevante.

El aprendizaje, segundo nivel, evalúa el grado en que los participantes adquirieron nuevos conocimientos, habilidades y actitudes, según el curso. Mediante pruebas y evaluaciones antes y después de la capacitación se podrá determinar si el colaborador efectivamente se llevó algo positivo.

El tercer nivel es el comportamiento y se basa en verificar si los participantes aplican lo aprendido en el entorno laboral y en sus tareas diarias. A través de encuestas, los supervisores podrán evaluar el desempeño y medir la transferencia del aprendizaje al puesto de trabajo.

Por último, el resultado analiza el impacto de la capacitación en los resultados organizacionales a nivel macro. A través de indicadores de rendimiento de productividad, calidad, costos y retorno de inversión se determina si efectivamente se nota un cambio significativo y general tras la capacitación. 

Entonces, ¿cuánto tiempo se debe dedicar a un curso de formación sin interrumpir la productividad? Esto varía en función de los objetivos que se busquen, el tiempo del que disponga y la cantidad de contenido. Sea una capacitación online o un curso Just-in-Time, se recomienda evaluar el impacto para ver si el aprendizaje resultó o no efectivo. En caso de que el resultado sea negativo, se puede incorporar otro modelo que se ajuste a los colaboradores de la compañía.

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