Cómo hacer una buena Detección de Necesidades de Capacitación

Cuando una empresa tiene un crecimiento acelerado o tiene la necesidad de adoptar nuevas tecnologías en sus procesos (entre otras razones) resulta de muy importante realizar una Detección de Necesidades de Capacitación (DNC), con el fin de conocer las habilidades y conocimientos que será necesario reforzar para habilitar a sus colaboradores en las nuevas plataformas o en los nuevos procesos.

Pudiera parecer complicado saber qué es lo que necesitan nuestros colaboradores para alcanzar su máximo desempeño. Sin embargo, esta tarea se puede lograr a través de distintos métodos y niveles de Detección de Necesidades de Capacitación.

Para empezar, es necesario diseñar de forma adecuada una Detección de Necesidades de Capacitación (DNC) que puede aplicarse en diferentes niveles de análisis, entre ellos: estratégico, táctico, operacional o de desempeño individual. Además, existen diversos métodos para realizarla, como aprenderemos a continuación.

Algunos métodos de Detección de Necesidades de Capacitación los podemos encontrar en el libro “A practical guide to needs assessments”, en el cual Kavita Gupta, Catherine Sleezer y Darlene Russ nos exponen varias técnicas y, para este texto, analizaremos tres. El primero es la valoración de conocimientos y habilidades (Knowledge and skills assessment).

El método de Valoración de Conocimientos y Habilidades resulta útil en los casos donde la organización cuenta con una nueva oportunidad de negocio, un crecimiento acelerado o en donde deba aplicar un nuevo sistema o tecnología en sus procesos. Ante estos escenarios, la empresa está en la necesidad de averiguar los conocimientos y las habilidades que las personas deben poseer para tener un desempeño adecuado en sus puestos, así como para diagnosticar las intervenciones adecuadas que permitan reducir la brecha de conocimientos.

Un factor crítico a considerar es el apoyo por parte de los directivos, así como del resto del personal para propósitos de recolección de información, para lo cual debe considerarse su disponibilidad de tiempo. 

El tiempo de aplicación de este método de DNC puede variar de entre un mes hasta un año y cuenta con cinco fases: 

Reunir datos preliminares En esta fase es necesario apoyarse en documentación que nos pueda brindar información sobre las necesidades de los grupos de trabajo. Pueden ser datos de desempeño como récords de producción o violaciones de seguridad, por ejemplo. También debemos entrevistarnos con diversos integrantes de la organización, tales como gerentes o coordinadores, así como personal subordinado. Para ello, es posible hacer entrevistas con cada una de las personas o en grupos de tres a cinco colaboradores, con el objetivo de conseguir el mayor número de perspectivas sobre las tareas. Además, es necesario establecer las metas de la valoración, como saber el conocimiento general de los colaboradores o de ciertos grupos de la organización.

Planificar El siguiente paso consiste en elaborar un plan que sea acorde con la valoración que queremos realizar, establecer el tipo de datos a recolectar y determinar las fuentes para ello. En caso de grupos de menos de 30 integrantes, es posible entrevistarlos a todos, mientras que si se trata de una organización con diversos niveles jerárquicos, lo mejor es elegir una muestra representativa de cada uno de los niveles que estén involucrados en el tema de nuestro análisis.

Realizar análisis de requisitos de capacitación Para esta fase es necesario reconocer la existencia de un vacío en el desempeño, el cual se refiere a la diferencia entre la situación actual y la deseada en el conocimiento de los colaboradores. De esta forma, el método nos ayudará a encontrar estos vacíos. Por esto, nos podemos valer de encuestas aplicadas al personal que pudiera necesitar una capacitación adicional.

Analizar datos Al completar la tercera fase, llega la parte de análisis de datos, en la que es necesario categorizar la información obtenida por medio de las encuestas y entrevistas directas. Para evitar abrumarse con tanta información, es necesario clasificar los datos cuantitativos y omitir información que no sea parte de los objetivos de la detección de necesidades de capacitación.

Preparar y presentar un reporte La última fase de la Valoración de Conocimientos y Habilidades consiste en la elaboración del reporte respectivo, el cual puede constar de tablas para visualizar los datos, donde se reflejen el costo, urgencia, disponibilidad de recursos y viabilidad.

Otro método de Detección de Necesidades de Capacitación es el Job and Task Analysis, Análisis de trabajos y tareas. Este consiste en una forma para determinar el conocimiento, habilidades, herramientas, condiciones y requerimientos necesarios para desempeñar una labor determinada. Este tipo de tarea puede requerir de algunos días hasta varios meses para ser completada.

Un análisis de trabajos y tareas resulta particularmente útil cuando los perfiles de los puestos nuevos o existentes deben ser desarrollados como parte de un sistema de manejo de desempeño o los cargos deben ser rediseñados con la identificación de las tareas a realizar. 

Los factores críticos de éxito en este caso son similares al primer método estudiado, como el apoyo de la directiva, así como disponibilidad del personal y de recursos monetarios. También resulta vital un ambiente laboral estable, sin que haya recortes de personal o fusiones, por ejemplo. Resulta relevante contar con una comunicación abierta sobre las razones para hacer este estudio, así como éste impactará a los colaboradores. 

Si bien esta técnica requiere del apoyo de departamentos y coordinaciones, también necesita disponibilidad de recursos humanos y monetarios, lo cual lo vuelve costoso y puede requerir de tiempo adicional para completarlo.

Preparación Para esto requerimos armar un equipo de proyectos, el cual puede consistir desde dos, hasta seis personas, entre las cuales estarán los integrantes de alto rendimiento, a quienes podemos identificar como quienes alcanzan altas evaluaciones, exceden los objetivos de su labor o son reconocidos informalmente por sus pares como “maestros” en sus cargos. Además deberemos redactar un cuestionario que aborde las tareas críticas a las que se enfrentan los colaboradores. Algunas preguntas pueden versar sobre las responsabilidades en su labor, las herramientas que usan diariamente o los cursos relacionados a su puesto que han tomado.

Conducir sesión de trabajo de análisis de labores y tareas Esta sesión puede durar un día, dependiendo la disponibilidad de los colaboradores, el número de participantes, entre otros aspectos. La misión principal es definir las responsabilidades de los cargos a evaluar e identificar las tareas a realizar al revisar los resultados de los cuestionarios previamente aplicados y debatirlos.

Desarrollar y presentar recomendaciones de capacitación y de no capacitación en el trabajo. La última parte de este método consiste en recolectar la información formulada en la sesión de trabajo, para lo cual podremos solicitar una revisión previa a su presentación a los supervisores correspondientes. Las recomendaciones emitidas pueden ser en forma de listado que aborde las competencias, los requerimientos de capacitación, que pueden ser temas como matemáticas, contabilidad o mercadeo, por mencionar ejemplos sobre diversos cargos. Además, también es conveniente enumerar los requerimientos que no son relacionados a la capacitación, como el acceso a materiales de trabajo necesarios para su labor.

Un último método es la Evaluación de Necesidades basada en Competencias, o Competency-based needs assessment. Recordemos que una. competencia es un conocimiento o comportamiento que habilita a una persona para desempeñar efectivamente las actividades propias de su cargo.

Este tipo de análisis puede ser utilizado cuando sea necesario identificar las competencias para puestos de gerencia o supervisión, también cuando la organización requiera un sistema para reclutamiento o ascenso de colaboradores para labores específicas, por ejemplo. Para que esto llegue a buen puerto, es vital que exista un patrocinador para financiar este proyecto, así como que el modelo resultante cuente con la flexibilidad suficiente para que pueda complementar a los sistemas de manejo de desempeño ya existentes.  

El tiempo necesario para evaluar esto es variable, ya que puede requerir de algunos meses conforme a la complejidad del estudio. Este método cuenta con cinco fases. 

Desarrollar un plan de proyecto Para esta parte debemos definir el objetivo del estudio, así como la utilidad para la organización. También debemos considerar si los modelos de competencias nos ayudarán a evaluar a un solo cargo o a un grupo de cargos.

Realizar entrevistas de comportamiento Como en los métodos anteriores, es necesario entrevistar a los involucrados en el desempeño de estos cargos.

Construir modelo de competencias Después de hallar la información, es necesario construir un modelo de competencias, para lo cual será necesario contar con un “diccionario de competencias”, es decir, definiciones que concuerden con las características necesarias para ocupar determinado cargo.

Construir modelo de competencias Después de hallar la información, es necesario construir un modelo de competencias, para lo cual será necesario contar con un “diccionario de competencias”, es decir, definiciones que concuerden con las características necesarias para ocupar determinado cargo.

Implementar modelo El resultado final de este método consiste en revisar las áreas de oportunidad en los cargos, así como identificar el apoyo y la ayuda que se puede ofrecer a los integrantes de la organización.

Al estudiar los tres métodos anteriores podemos resaltar la importancia de contar con un análisis preciso de las necesidades de los cargos en nuestra organización. De esta forma, los profesionales de Recursos Humanos podrán desarrollar soluciones más profesionales, donde las necesidades de los colaboradores sean atendidas para alcanzar su mayor desempeño y ello resulte en una mejora general en la compañía. 

En Intelego podemos apoyarte en el diseño, planeación y ejecución de estudios de DNC, así como en la construcción de diccionarios de competencias y otras soluciones encaminadas al desarrollo del talento en tu organización.

Por Intelego

Fuente: A practical guide to needs assessment 
Catherine M. Sleezer, Darlene F. Russ-Eft y Kavita Gupta