Actualmente, las organizaciones se enfrentan a cambios y proyectos de transformación digital. Con el fin de que todos los colaboradores enfrenten estos retos, es necesario diseñar planes de capacitación.
La capacitación en una empresa puede ayudar a mejorar el desempeño de todos los colaboradores. Desde mayores ventas, mejorar el rendimiento, una mejor supervisión y reducción de pérdidas hasta una adecuada distribución del tiempo en las labores, son tan solo algunos de los beneficios.
Con ayuda de un ejemplo, analizaremos cómo elaborar un plan de capacitación en una organización. Te compartiremos los puntos a considerar en esta situación.
¿Cómo elaborar un plan de capacitación?
Primero debemos identificar qué es lo que requiere nuestra organización, en específico, las personas involucradas en ella. Algunos autores usan la palabra inglesa stakeholders, para referirse a todos aquellos dentro o fuera de la compañía que están involucrados en su operación, tales como clientes o proveedores, por ejemplo.
Con ello en mente, debemos ubicar el conocimiento, las habilidades y las actitudes de las personas relacionadas a la organización. Richard Smith en su texto The Effective Change Manager’s handbook abrevia estas necesidades como KSAs, siglas de las palabras en inglés knowledge, skills and attitudes.
Con la necesidad de desempeño claramente definida, la pregunta es: ¿qué necesitan aprender los participantes para que el programa de capacitación funcione, y obtener así el resultado deseado?
Pasos para elaborar un plan de capacitación
La detección de necesidades permite hacer una definición clara de los objetivos, y estos definen el éxito que se necesita en cada nivel de evaluación (reacción, aprendizaje, aplicación, impacto y retorno de inversión).
Veamos el ejemplo de la definición de objetivos que realizó una empresa, para un programa de coaching para ejecutivos. En el ejemplo, se desarrollaron objetivos para los cinco niveles de evaluación.
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1. Identificar las necesidadesEn primera instancia, es necesario reconocer las brechas en el conocimiento, entendidos como la situación actual de habilidades de los colaboradores y el ideal que estos deben alcanzar para tener un desempeño óptimo. De esta forma podremos identificar las áreas de oportunidad y saber qué tipo de capacitación es la requerida. Para ello podemos allegarnos de evaluaciones de desempeño o de entrevistas directas a los involucrados en la operación diaria de la organización. |
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2. Análisis del trabajoUna de las partes relevantes es saber qué tareas debe efectuar cada uno delos colaboradores. Para ello, es recomendable hacer una tabla con los nombres y las actividades a realizar de cada uno de ellos e ir marcando cada actividad que desempeñan las personas. De esta forma, podremos identificar las labores que hace cada empleado e incluso cómo actuar ante una emergencia, como puede ser una ausencia por enfermedad o por vacaciones. |
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3. Planeación de la capacitaciónCon las tareas identificadas, resulta imprescindible saber cuáles son las necesidades de cada una de las personas, ya que es diferente el conocimiento de ellos. Por ejemplo, un cajero puede tener nociones de contaduría, pero el contador de la empresa necesariamente debe tener mayor avance en dicha disciplina. Una forma de acercar los saberes y reducir costos es identificar a los grupos de personas con características parecidas, con el fin de impartirles cursos similares que puedan resultarles relevantes en su desempeño diario. Posteriormente, es necesario agendar las actividades de aprendizaje. Para ello, es posible acercarse a personal especializado en brindar cursos de capacitación. En Intelego ofrecemos cursos especializados y diseñados a la medida de la organización. ¿Cómo podemos ayudarte a planear la capacitación? Conocemos el tiempo que tomará a los colaboradores aprender ciertos conocimientos y de esta forma programamos talleres y actividades inherentes a su trabajo. También se requiere definir los temas a enseñar a las personas, ya que cada curso puede contar con diferentes objetivos. Por ejemplo, un curso puede tratar sobre “como manejar un vehículo”, pero este puede tener objetivos como “aprender las señales de tránsito y manejo a la defensiva” o “el conductor aprenderá a realizar revisiones básicas de seguridad a los vehículos”. Con esto en mente, dependerá saber qué es lo que necesitan los colaboradores. |
¿Cómo puede ser la capacitación?
Diversos cursos tienen diferentes métodos de aprendizaje. Ya sea en grupos pequeños o grandes, de forma presencial, presentaciones, conferencias o talleres prácticos en instalaciones propias de la empresa a cargo de la capacitación o de la organización que la contrata. Estas variables a considerar son las que habrán de determinar si los cursos son adecuados para recibir la aprobación o el rechazo al plan.
Cabe recordar que tras la pandemia, el aprendizaje a distancia ganó gran relevancia, por lo cual resulta un factor relevante si algunos cursos pueden ser impartidos en este modelo, para que los colaboradores puedan recibirlos en el horario que más les sea conveniente a sus actividades.
Evaluar la capacitación
Finalmente, resulta importante saber si la capacitación impactará en el desempeño de los colaboradores, ya que con ello podemos saber si hay un proceso adecuado de enseñanza de los capacitadores, si los conocimientos fueron claros o si es necesario alguna sesión adicional para reforzar y alcanzar los objetivos del plan.
La evaluación es clave porque de esta forma sabremos si los objetivos planteados desde un inicio se han cumplido. Algunos ejemplos para saber si fue efectiva la capacitación es saber si las personas respondieron al material enseñado en el curso o si tuvieron un cambio inmediato en sus comportamientos tras la capacitación.
Para este fin es posible revisar métricas de desempeño. Por ejemplo, si existe un incremento en las ventas, evaluaciones positivas anuales de los colaboradores o reducción de quejas de clientes, entre otros datos.
Con todo esto en mente, es destacable la necesidad de contar con un plan de capacitación acorde a las necesidades de la organización, ya que estas pueden cambiar de forma constante a lo largo del tiempo. Además, ayudará a mejorar el desempeño de los colaboradores, al brindarle más y mejores herramientas que les permitan realizar sus labores al máximo potencial.
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Por Intelego |
Fuente: Identifying and meeting learning needs
Richard Smith, David King, Ranjit Sidhu y Dan Skelsey
The Effective Change Manager's Handbook: Essential Guidance to the Change Management Body of Knowledge
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